Nhiều chủ quán chỉ hỏi nhân viên một câu: “Hôm nay bán được bao nhiêu?”. Câu trả lời thường là tổng doanh thu cuối ngày. Nhưng tổng doanh thu chưa đủ để biết quán đang khỏe hay đang có vấn đề. Một ngày đông khách vẫn có thể thất thoát nếu bill hủy nhiều, giảm giá bất thường, tiền mặt lệch hoặc kho hàng giảm không tương ứng.
Báo cáo doanh thu từ xa giúp chủ quán karaoke, bida, cafe, nhà hàng và khách sạn nắm tình hình mà không cần ngồi tại quán cả ngày. Điều quan trọng là phải biết xem đúng chỉ số, không bị ngợp bởi quá nhiều con số.
7 chỉ số nên xem mỗi ngày
- Tổng doanh thu: xem theo ngày, theo ca và so sánh với ngày tương tự tuần trước.
- Tiền mặt và chuyển khoản: đối chiếu với tiền thực nhận và sao kê.
- Số bill hủy: bill hủy nhiều là dấu hiệu cần kiểm tra.
- Tổng tiền giảm giá: xem ai giảm, lý do gì, khung giờ nào.
- Doanh thu theo phòng/bàn: biết khu vực nào hiệu quả, khu vực nào thấp.
- Mặt hàng bán chạy: hỗ trợ nhập kho và tối ưu menu.
- Công nợ/đặt cọc: đặc biệt quan trọng với khách sạn, nhà nghỉ, khách quen.
Báo cáo theo ca quan trọng hơn báo cáo cuối ngày
Nếu chỉ xem cuối ngày, chủ quán khó biết vấn đề xảy ra ở ca nào. Chia báo cáo theo ca sáng, chiều, tối hoặc theo ca nhân viên giúp phát hiện bất thường nhanh hơn. Ví dụ cùng là ngày thứ Bảy, ca tối thường đông nhưng doanh thu thấp hơn bình thường, trong khi bill hủy lại tăng. Đây là dấu hiệu cần kiểm tra ngay.
Không chỉ xem tiền, hãy xem hành vi thao tác
Phần mềm tốt không chỉ báo cáo doanh thu mà còn lưu thao tác: mở phòng, chuyển bàn, thêm món, sửa giá, giảm giá, hủy bill. Với karaoke và bida, lịch sử mở phòng/bàn còn giúp đối chiếu với camera hoặc thiết bị điện. Với cafe nhà hàng, lịch sử hủy món và sửa món giúp kiểm tra quy trình phục vụ.
Cách đọc báo cáo cho từng mô hình
- Karaoke: xem doanh thu theo phòng, giờ hát, đồ uống, bill hủy, giảm giá.
- Bida: xem thời lượng từng bàn, tiền giờ, tiền nước, đèn bàn đã tắt/mở đúng chưa.
- Cafe/nhà hàng: xem món bán chạy, bàn đông, giờ cao điểm, hủy món.
- Khách sạn: xem công suất phòng, tiền cọc, phụ thu, công nợ, nguồn khách.
Thói quen 10 phút mỗi ngày
Chủ quán không cần ngồi xem báo cáo cả giờ. Mỗi ngày chỉ cần 10 phút: kiểm tra tổng doanh thu, tiền mặt/chuyển khoản, bill hủy, giảm giá và mặt hàng bán chạy. Nếu có điểm bất thường, mở chi tiết theo ca hoặc theo nhân viên để xử lý.
Xem thêm giải pháp phần mềm tính tiền karaoke, phần mềm tính tiền bida và phần mềm tính tiền cafe.
FAQ
Có xem báo cáo bằng điện thoại được không?
Có, nếu hệ thống triển khai online và tài khoản chủ quán được phân quyền phù hợp.
Nên xem báo cáo lúc nào?
Tốt nhất là cuối mỗi ca và cuối ngày. Với quán đông khách, nên kiểm tra nhanh sau giờ cao điểm.
Báo cáo có thay thế quản lý tại quán không?
Không hoàn toàn, nhưng giúp chủ nắm số liệu kịp thời và giảm phụ thuộc vào báo cáo miệng.
